El Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible ha publicado una nueva resolución que concreta cómo deberán generarse, almacenarse y presentarse los documentos electrónicos de control administrativo exigidos en el transporte por carretera.
La Resolución de 5 de junio de 2026, publicada en el BOE el 12 de junio, sustituye a la regulación de 2023 y adapta el sistema a la próxima obligatoriedad del documento digital. A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo para el transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital. También deberá digitalizarse la hoja de ruta del transporte público de viajeros.
La nueva regulación no se limita a sustituir el papel por un archivo electrónico. Establece unas condiciones técnicas concretas para que el documento pueda consultarse durante una inspección y se garantice su disponibilidad, trazabilidad e integridad.
Del documento electrónico voluntario al DeCA obligatorio
Hasta ahora, la documentación de control podía gestionarse electrónicamente cuando las empresas utilizaban sistemas que cumplieran determinados requisitos.
La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, cambia este planteamiento al establecer que el documento deberá ser necesariamente digital transcurridos diez meses desde la entrada en vigor de la ley. Como la norma entró en vigor el 5 de diciembre de 2025, la obligación comenzará el 5 de octubre de 2026.
Por tanto, las empresas de transporte afectadas deberán contar antes de esa fecha con una aplicación que permita crear, compartir y conservar correctamente el Documento electrónico de Control Administrativo, conocido como DeCA.
Una nueva resolución sustituye al sistema de 2023
La resolución publicada en junio de 2026 deja sin efecto la Resolución de 22 de mayo de 2023.
El sistema anterior contemplaba dos posibles procedimientos para presentar la documentación electrónica durante una inspección: utilizar un código numérico y remitir posteriormente el documento a la sede electrónica del Ministerio, o facilitar un código QR enlazado a un repositorio cuyo dominio debía haberse comunicado previamente.
La nueva regulación simplifica y concreta el procedimiento. Cada DeCA deberá estar disponible como un PDF nativo, incorporar un código QR y contar con una dirección web única que permita descargar directamente el documento.
El DeCA deberá generarse antes de iniciar el transporte
Una de las condiciones más importantes es el momento en el que debe crearse el documento.
La aplicación informática deberá transformar los datos del transporte en un fichero electrónico en cuanto sean conocidos y, en todo caso, antes del inicio efectivo del servicio.
Además, el sistema deberá registrar:
- La fecha y hora de creación del documento.
- La fecha y hora de cualquier modificación posterior.
Estos datos deberán incorporarse como metadatos dentro del propio fichero PDF.
No será válido, por tanto, generar el documento después de haber iniciado el transporte o cumplimentarlo únicamente cuando se produzca una inspección.
El documento deberá ser un PDF nativo, no escaneado
El DeCA deberá materializarse en un fichero PDF legible y con un tamaño máximo de 5 MB.
La resolución especifica que el archivo deberá generarse digitalmente a partir de los datos estructurados introducidos en la aplicación. No serán válidos:
- Los documentos en papel posteriormente escaneados.
- Las fotografías de documentos.
- Las imágenes convertidas en PDF.
- Los archivos que no se hayan generado directamente desde la aplicación utilizada para gestionar el DeCA.
Este requisito permite que el documento conserve una estructura digital verificable y que registre correctamente sus datos de creación y modificación.
Puedes consultar todos los aspectos técnicos en nuestra guía sobre los requisitos del DeCA digital.
Cada documento tendrá un código QR y una URL propia
Todos los documentos DeCA deberán incluir dentro del PDF un código QR que contenga la dirección web única y específica del archivo.
El código QR también podrá facilitarse como un fichero independiente, pero deberá dirigir al mismo documento generado para el servicio.
La URL deberá:
- Comenzar por
https://. - Utilizar un protocolo TLS 1.2 o superior.
- Ser única para cada documento.
- Permitir la descarga directa del PDF.
- Mantenerse activa durante todo el servicio.
- No solicitar usuario ni contraseña.
- No dirigir a una página con botones o pasos adicionales.
La finalidad es que los agentes puedan escanear el código QR y descargar inmediatamente el documento durante una inspección en carretera.
Ya no será necesario comunicar previamente el dominio
Esta es una de las novedades más claras respecto a la resolución anterior.
En el sistema de 2023, las empresas que utilizaban documentos con código QR debían comunicar previamente al Ministerio el dominio en el que se encontraban almacenados.
La nueva resolución permite utilizar cualquier dominio o repositorio y establece expresamente que no será necesaria su comunicación previa. Lo importante será que el fichero esté disponible, que la URL cumpla los requisitos de seguridad y que permita descargar directamente el PDF.
Qué deberá llevar el conductor
Antes de iniciar el servicio, el conductor deberá recibir una copia del DeCA para llevarla a bordo del vehículo.
Podrá disponer de ella de tres maneras:
- Como copia electrónica mostrada desde un teléfono móvil u otro dispositivo.
- Como copia impresa en papel que incluya el código QR.
- Como código QR independiente.
Durante una inspección, el conductor podrá presentar el documento completo con su código QR o mostrar únicamente el QR para que los agentes accedan al PDF.
Las anotaciones manuscritas realizadas sobre una copia impresa no tendrán validez para modificar el documento electrónico.
Cómo se podrá modificar un DeCA durante el servicio
La resolución contempla que determinados datos puedan cambiar mientras se realiza el transporte.
En ese caso existirán dos posibilidades.
Modificar el PDF existente
Se podrán añadir los nuevos datos al documento original, indicando el motivo del cambio y conservando visibles los datos anteriores como información no vigente.
Al mantenerse el mismo fichero, la URL y el código QR seguirán siendo válidos.
Crear un nuevo PDF
También se podrá generar un nuevo documento con todos los datos actualizados.
En este caso habrá una nueva URL y un nuevo código QR. Además, deberá conservarse el fichero original para mantener la trazabilidad de la modificación.
Con independencia del procedimiento elegido, la versión actualizada deberá entregarse al conductor.
Los documentos deberán conservarse durante al menos un año
El cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar los documentos electrónicos durante un periodo mínimo de un año.
Podrán guardarlos en el mismo repositorio utilizado para las inspecciones o en otro sistema de almacenamiento.
Cuando una de las partes sea quien genere el documento, será suficiente con que la otra pueda descargarlo durante ese periodo. No será necesario que ambas generen documentos diferentes para un mismo servicio.
La URL utilizada durante el transporte podrá dejar de permitir la descarga una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio, pero el documento deberá continuar conservándose durante el plazo legal de un año.
Se podrán agrupar varios servicios en un mismo DeCA
La nueva resolución permite incluir varios envíos de mercancías en un mismo documento cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos ellos.
Cada envío deberá quedar claramente identificado, incluyendo como mínimo:
- Su origen y destino.
- La naturaleza de la mercancía.
- El peso transportado.
- Los datos particulares que sean diferentes en cada envío.
La aparición de los envíos en el documento no determinará necesariamente su orden de ejecución.
La firma electrónica no será obligatoria con carácter general
El documento de control administrativo no necesita estar firmado para ser válido, ya que la normativa que regula el documento de mercancías y la hoja de ruta de viajeros no establece una obligación general de firma.
Cuando el DeCA se utilice también como documento contractual y sea necesario firmarlo, deberá utilizarse al menos una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS. También será válida una firma electrónica cualificada.
A qué transportes se aplica la obligación
Los documentos de control administrativo son exigibles en los transportes interiores cuyo origen y destino estén situados dentro del territorio español.
Las operaciones de cabotaje realizadas en España también están incluidas.
Los transportes internacionales quedan fuera de esta obligación concreta, ya que deben utilizar los documentos previstos en los convenios internacionales aplicables.
Esto no significa que todos los servicios de mercancías estén necesariamente sujetos al DeCA. Existen determinadas actividades y operaciones exceptuadas, que pueden consultarse en nuestra guía sobre las exenciones del DeCA.
Qué deben hacer ahora las empresas de transporte
Aunque la obligación comenzará el 5 de octubre de 2026, las empresas deberían revisar con antelación cómo gestionan actualmente sus documentos de control.
La adaptación requiere comprobar que el sistema utilizado permite:
- Crear el documento antes del inicio del servicio.
- Generar un PDF nativo y no escaneado.
- Incluir un código QR.
- Crear una URL HTTPS única.
- Permitir la descarga directa del fichero.
- Entregar el documento al conductor.
- Registrar las modificaciones.
- Conservar cada documento durante al menos un año.
Las empresas con un volumen reducido de servicios podrán utilizar una aplicación para generar y conservar sus documentos DeCA. Las empresas de transporte con flotas, departamentos administrativos o sistemas de gestión propios pueden necesitar una implantación más amplia o una integración adaptada a su operativa.
Prepararse antes del 5 de octubre
La nueva resolución despeja buena parte de las dudas técnicas sobre el funcionamiento del documento de control digital.
El DeCA no podrá resolverse mediante una simple plantilla en Word, un PDF escaneado o un archivo enviado al conductor por cualquier medio. Será necesario utilizar un sistema que genere el documento correctamente, incorpore el código QR, proporcione una URL segura y mantenga la documentación disponible durante los plazos exigidos.
DocumentoDeCA.es está preparando una solución para que empresas de transporte, transportistas autónomos, operadores y asesorías puedan crear y gestionar sus documentos DeCA desde una única aplicación.
La recomendación es comenzar las pruebas antes de octubre y evitar que el primer documento digital se genere, con bastante fe y poca práctica, la misma mañana en la que empieza la obligación.
Fuentes oficiales
Contenido elaborado a partir de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, y de la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, publicada en el BOE el 12 de junio de 2026.