cómo guardar el DeCA digital

Cómo guardar el DeCA digital: plazo, copias y acceso

Saber cómo guardar el DeCA digital correctamente no consiste solo en descargar un PDF al terminar el transporte. La normativa exige conservar el documento durante al menos un año y garantizar que la información siga siendo legible, íntegra y accesible cuando corresponda.

Además, durante el servicio el conductor debe poder presentar una copia del DeCA con su código QR. Una vez finalizado el viaje, la empresa puede cambiar la forma de acceso público al enlace, pero no puede confundir ese cierre de la URL con la obligación de conservar el documento.

Cuánto tiempo hay que guardar el DeCA digital

El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los ficheros electrónicos generados durante al menos un año. Esta obligación aparece tanto en la regulación del documento de control como en la Resolución de 5 de junio de 2026 que define el funcionamiento del DeCA electrónico.

La conservación puede hacerse en el mismo repositorio desde el que se facilita el documento durante el transporte o en otro repositorio habilitado para archivo. Cada parte puede tener su propio sistema de almacenamiento. Si el fichero lo generó una de las partes, la otra debe poder descargarlo durante un año.

Conservar el DeCA no es lo mismo que mantener el enlace abierto

La URL asociada al código QR debe permitir la descarga directa del PDF durante el servicio de transporte. Tras siete días naturales desde la finalización del servicio, la norma permite desactivar esa opción de descarga en la URL.

Esto no autoriza a eliminar el documento. El PDF y sus datos deben seguir archivados durante al menos un año para cumplir la obligación de conservación. En otras palabras:

  • Durante el transporte: el enlace debe permitir la descarga directa para la inspección.
  • Después del transporte: el enlace público puede dejar de descargar el archivo pasados siete días.
  • Durante un mínimo de un año: cargador contractual y transportista efectivo deben conservar el fichero o poder acceder a él.

Qué debe conservarse exactamente

El archivo conservado debe mantener íntegramente la información exigible. En el DeCA electrónico, el fichero debe ser un PDF nativo digital, legible, de un tamaño máximo de 5 MB y con los metadatos de creación y, en su caso, modificación. También debe incluir el código QR vinculado a la URL única del documento.

No es suficiente guardar una captura de pantalla, una foto o el escaneo de un documento originalmente cumplimentado en papel. La normativa exige que el archivo sea generado de forma nativa a partir de datos estructurados.

Qué debe llevar el conductor durante la ruta

Antes de iniciar el servicio, debe entregarse al conductor una copia del DeCA. Puede llevarla en un dispositivo móvil o en papel, pero en ambos casos debe incluir el código QR. En una inspección, el conductor presentará el documento con su QR o, en su defecto, el propio QR.

La obligación de archivo de la empresa no elimina la necesidad de que el conductor lleve una copia a bordo. Si quieres preparar la operativa para esos casos, consulta qué ocurre con el DeCA cuando falla internet durante una inspección.

Cómo organizar el archivo del DeCA en una empresa de transporte

Un sistema sencillo y ordenado reduce incidencias y facilita la búsqueda posterior. Esta es una pauta práctica:

  1. Genera el PDF del DeCA antes de que comience el servicio.
  2. Guarda el fichero con una referencia única: número interno, fecha, matrícula o referencia del envío.
  3. Conserva el archivo original y evita sobrescribirlo sin trazabilidad.
  4. Establece permisos de acceso para que las personas responsables puedan recuperar el documento cuando sea necesario.
  5. Programa una revisión periódica para asegurar que los documentos siguen siendo legibles y localizables.
  6. No elimines documentos antes de que finalice el plazo mínimo de conservación.

La herramienta elegida puede ser propia, un repositorio documental o una plataforma de gestión, siempre que se respeten los requisitos legales y técnicos.

Qué ocurre si cambian los datos del DeCA

Si durante el transporte se modifica un dato, no se debe borrar la información anterior sin más. La Resolución permite modificar el PDF existente indicando los nuevos datos y el motivo del cambio, conservando claramente los antiguos. También permite generar un nuevo PDF, pero entonces debe conservarse el fichero original para mantener la trazabilidad.

En ambos casos hay que hacer llegar al conductor el documento actualizado. Te explicamos el proceso paso a paso en cómo modificar un DeCA si cambian los datos durante el transporte.

Errores habituales al archivar el DeCA digital

  • Eliminar el PDF al desactivar la URL de descarga.
  • Conservar únicamente un enlace que deja de funcionar.
  • Guardar un documento escaneado en lugar del fichero nativo digital.
  • No permitir que la otra parte descargue su copia durante el periodo exigible.
  • Sustituir un DeCA modificado sin conservar el original cuando se ha creado un nuevo PDF.
  • No establecer una forma rápida de localizar documentos ante una comprobación administrativa.

Checklist para guardar el DeCA digital

  • ¿El PDF se generó antes de iniciar el transporte?
  • ¿Incluye los datos obligatorios, el QR y una URL única?
  • ¿El conductor recibió su copia?
  • ¿El repositorio permite recuperar el fichero durante al menos un año?
  • ¿Se conserva la trazabilidad de las modificaciones?
  • ¿La empresa puede localizar el documento por servicio, fecha o matrícula?

También es recomendable revisar que el documento cumple los requisitos del DeCA antes de archivarlo. Corregir un fallo antes de una inspección es mucho más sencillo que buscar información incompleta después.

Conclusión

Guardar el DeCA digital implica conservar el PDF nativo y sus datos durante al menos un año, sin perder la posibilidad de localizarlo y acreditar su contenido. Que la URL deje de permitir descargas después del viaje no significa que el documento pueda eliminarse.

Cuando esté disponible, GeneradorDeca.es ayudará a generar y organizar el DeCA con la trazabilidad necesaria para el servicio y su conservación posterior.

Fuentes y normativa consultada