Un DeCA escaneado no cumple los requisitos del documento electrónico de control administrativo cuando este deba emitirse en formato digital. La normativa exige que el PDF se genere de forma nativa a partir de datos estructurados: una foto o un escaneo de un documento en papel guardado como PDF no es suficiente.
La diferencia importa especialmente desde la obligatoriedad del DeCA digital. A continuación te explicamos qué significa «PDF nativo», qué prácticas no son válidas y cómo preparar el documento de control antes de que el vehículo inicie el servicio.
Respuesta rápida: un escaneo no es un DeCA digital válido
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece expresamente que los ficheros electrónicos del DeCA deben ser nativos digitales. Es decir, deben resultar de transformar los datos introducidos en una aplicación informática en un documento legible.
Por tanto, no es válido usar como DeCA electrónico:
- un documento en papel rellenado y después escaneado;
- una fotografía del albarán o del documento de control;
- una imagen convertida a PDF;
- un PDF creado a partir de una copia digitalizada del papel.
Un PDF puede tener aspecto correcto y, aun así, no cumplir este requisito. Lo determinante es cómo se ha generado, no solo que termine con la extensión .pdf.
Qué es un PDF nativo en el DeCA
Un PDF nativo es el que crea una aplicación a partir de los datos del transporte: cargador contractual, transportista efectivo, origen, destino, mercancía, peso, fecha y matrículas, entre otros. Puedes consultar la lista completa en los datos que debe contener un DeCA.
El proceso correcto es sencillo:
- Se introducen o importan los datos del envío en una aplicación.
- Antes de iniciar de forma efectiva el servicio, la aplicación genera el fichero PDF.
- El sistema registra la fecha y hora de creación; si hay cambios, también registra su fecha y hora.
- El PDF incorpora el código QR que lleva a la URL única del documento.
Una herramienta puede facilitar la toma de datos desde un móvil, pero el resultado debe ser un fichero creado desde esa información estructurada. Fotografiar un documento ya impreso y convertirlo en PDF no sustituye ese proceso.
Requisitos técnicos del PDF del DeCA digital
Además de ser nativo digital, el archivo debe cumplir condiciones concretas:
- estar en formato PDF;
- no superar los 5 MB;
- incluir como metadatos la fecha y hora de creación y, cuando exista, de modificación;
- contener un código QR con la URL única y específica del documento.
La URL asociada al QR debe permitir la descarga directa del PDF durante el transporte a los agentes habilitados, sin pedir usuario, contraseña ni pulsar botones intermedios. Estos son solo algunos de los requisitos del DeCA digital: conviene revisarlos como parte de la operativa, no al final del viaje.
¿Cuándo hay que generar el DeCA?
El PDF debe generarse antes del inicio efectivo del servicio. No basta con completar un papel durante la carga, escanearlo al salir o crear el fichero al recibir una petición de inspección. La aplicación debe dejar constancia de que el documento electrónico existía antes de que comenzara el transporte.
Si un dato cambia durante el trayecto, no se debe ocultar ni sobrescribir sin rastro. La normativa prevé mecanismos para actualizar el documento manteniendo la información original y el motivo del cambio, o para emitir un nuevo fichero vinculado al anterior.
DeCA escaneado y documento en papel: no son lo mismo
El documento de control administrativo regulado para el transporte público de mercancías ya se podía emitir en formatos libres siempre que incorporara los datos exigidos. Sin embargo, la regulación del DeCA electrónico añade requisitos específicos de generación, acceso, integridad y trazabilidad.
Por eso, una empresa no debe asumir que conservar sus albaranes escaneados equivale a disponer de DeCA digitales válidos. El escaneo puede ser útil para archivo interno, pero no convierte un documento en papel en un fichero nativo ni le añade la URL directa, el QR y los registros que exige la norma.
Checklist antes de enviar el DeCA al conductor
- ¿Los datos del envío están completos y se han introducido en la aplicación?
- ¿El PDF se ha generado antes de la salida del vehículo?
- ¿El archivo pesa 5 MB o menos?
- ¿Incluye QR y una URL única?
- ¿La URL descarga el PDF directamente, sin iniciar sesión?
- ¿Quedan registrados la creación y, si procede, los cambios?
Una solución diseñada para generar DeCA desde los datos del transporte evita que el proceso dependa de imprimir, firmar, escanear y reenviar documentos. GeneradorDeca.es está pensado para simplificar esa operativa cuando esté disponible.
Fuentes oficiales
- Resolución de 5 de junio de 2026: apartados primero, segundo y tercero.
- Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible: digitalización obligatoria del documento de control administrativo.
- Orden FOM/2861/2012: datos esenciales del documento de control de mercancías.