El Documento electrónico de Control Administrativo, conocido como DeCA, debe generarse antes del inicio efectivo del servicio de transporte. Sin embargo, esto no significa que el documento quede completamente bloqueado una vez que el vehículo ha comenzado el trayecto. Durante la operación pueden producirse cambios en alguno de los datos inicialmente consignados, como la matrícula del vehículo, el remolque utilizado, el destino, las características de la mercancía o cualquier otra información que forme parte del documento.
La Resolución de 5 de junio de 2026 contempla expresamente esta posibilidad y establece dos procedimientos válidos para modificar o actualizar un DeCA durante la realización del servicio. La empresa puede actualizar el fichero PDF existente o generar un nuevo documento completo. La elección de un método u otro afectará directamente a la URL, al código QR y a la forma en la que debe conservarse el historial documental.
La Resolución exige que la fecha y hora de creación y la fecha y hora de modificación sean metadatos del propio PDF. No habla literalmente de un historial completo, pero sí de dos fechas reales y consultables dentro del fichero. Resolución de 5 de junio de 2026, apartado segundo.1.
¿Se puede modificar un DeCA después de iniciar el transporte?
Sí. El DeCA debe estar generado antes de comenzar el servicio, pero puede modificarse posteriormente cuando sea necesario actualizar alguno de sus datos.
La aplicación utilizada debe registrar tanto la fecha y hora de creación inicial como la fecha y hora de las modificaciones posteriores. Esta información debe incorporarse como metadatos del fichero PDF, de manera que pueda conocerse cuándo se generó el documento y cuándo fue actualizado.
Esto permite que el DeCA refleje la realidad del transporte cuando se produce una incidencia o un cambio operativo. No obstante, la modificación no puede realizarse de cualquier manera. La normativa exige que quede constancia del cambio, que pueda mantenerse la trazabilidad del documento y que el conductor reciba la versión actualizada.
La obligación de utilizar el documento en formato digital comenzará el 5 de octubre de 2026. Puedes consultar las fechas principales de implantación en nuestra página sobre los plazos del DeCA.
Qué datos pueden necesitar una actualización
La necesidad de modificar un DeCA puede aparecer en diferentes momentos del transporte. Por ejemplo, puede producirse una avería que obligue a cambiar el vehículo tractor, utilizarse un remolque distinto al inicialmente previsto, modificarse el lugar de destino o detectarse un error en alguno de los datos introducidos antes de comenzar el servicio.
También pueden aparecer diferencias relacionadas con la mercancía, como una corrección de su naturaleza o peso, siempre que la operación realizada continúe ajustándose a la normativa correspondiente. Los datos que finalmente figuren como vigentes en el DeCA deberán representar correctamente el servicio que se está realizando.
La normativa no establece una lista cerrada de cambios permitidos. Lo que regula es el procedimiento que debe seguirse cuando sea necesario actualizar cualquiera de los datos incluidos en el documento durante el transporte.
Para revisar toda la información obligatoria del documento, puedes consultar nuestra guía sobre qué debe contener el DeCA.
Primera opción: modificar el mismo fichero PDF
El primer procedimiento consiste en actualizar el fichero electrónico que ya existe.
En este caso, la aplicación debe incorporar al PDF los nuevos datos y explicar el motivo por el que se realiza la modificación. Los datos anteriores no deben eliminarse completamente, sino que deben conservarse dentro del documento indicando de forma clara que han dejado de ser válidos.
El resultado debe permitir distinguir cuál era la información original, qué dato se ha modificado, por qué se ha producido el cambio y cuál es la información vigente después de la actualización.
Como se mantiene el mismo fichero PDF, la dirección web asignada al DeCA no cambia. El código QR inicial también continúa siendo válido, ya que sigue dirigiendo a la misma URL.
Esto significa que el conductor no necesita recibir un código QR diferente. Sin embargo, sí debe recibir o poder consultar la versión actualizada del PDF. Cuando un agente escanee el QR, la URL deberá descargar el fichero que contiene los nuevos datos y el historial de la modificación.
Ejemplo de modificación del mismo PDF
Una empresa genera el DeCA antes de iniciar el transporte e incluye la matrícula del vehículo y del semirremolque.
Durante el servicio se produce una avería y debe sustituirse el vehículo tractor. La empresa modifica el PDF existente, incorpora la matrícula del nuevo vehículo y señala que la matrícula anterior deja de ser válida debido a una avería.
El documento conserva la información original, identifica claramente el cambio y mantiene la misma URL y el mismo código QR.
Este método puede resultar práctico cuando la aplicación permite controlar correctamente las versiones y sustituir el PDF almacenado en la URL sin perder el historial de datos.
Segunda opción: generar un nuevo fichero PDF
El segundo procedimiento consiste en generar un DeCA nuevo con toda la información actualizada.
En este caso no se modifica el fichero anterior. La aplicación crea otro PDF que contiene todos los datos vigentes del servicio. Al tratarse de un fichero diferente, debe asignarse una nueva URL y, en consecuencia, generarse un nuevo código QR.
La empresa debe conservar el documento original para garantizar la trazabilidad de la modificación. No sería correcto eliminarlo y mantener únicamente el nuevo fichero, ya que debe poder acreditarse qué documento se generó inicialmente y cómo evolucionó la información durante el transporte.
El conductor deberá recibir el nuevo PDF o el nuevo código QR. El QR anterior continuará enlazando al documento original, por lo que no debe utilizarse como si correspondiera a la versión vigente.
Ejemplo de generación de un nuevo PDF
Una empresa genera un DeCA antes de comenzar el servicio. Durante el trayecto se modifica el destino de la mercancía.
La empresa decide crear un nuevo fichero con todos los datos actualizados. El sistema asigna al documento una nueva URL y genera otro código QR. El PDF inicial se conserva en el repositorio como primera versión y el nuevo documento se envía al conductor.
Desde ese momento, el conductor debe presentar el nuevo DeCA o el nuevo QR si se produce una inspección.
Diferencias entre las dos formas de modificar el DeCA
La principal diferencia está en la identidad del fichero.
Cuando se actualiza el mismo PDF, se mantiene la URL y el código QR. El historial de cambios debe aparecer dentro del propio documento, conservando los datos antiguos y señalando que ya no son válidos.
Cuando se genera otro PDF, cambia la URL y cambia el código QR. En este segundo caso, la trazabilidad se consigue conservando por separado el documento original y la nueva versión.
Los dos procedimientos son válidos. La resolución no obliga a utilizar siempre uno de ellos, por lo que la empresa puede elegir el sistema que resulte más adecuado para su operativa y para las características de la aplicación utilizada.
¿Qué método debería utilizar una empresa?
Modificar el mismo fichero puede resultar más sencillo para el conductor porque el código QR no cambia. Aunque el documento se actualice, el conductor puede continuar utilizando el QR que recibió antes de iniciar el servicio.
Este método exige que la aplicación gestione correctamente el historial de cambios dentro del PDF. Los datos antiguos deben permanecer visibles, debe indicarse que ya no son válidos y tiene que aparecer el motivo de la modificación.
Generar un nuevo fichero puede facilitar la organización por versiones, especialmente cuando el cambio es importante o la empresa prefiere conservar cada estado del documento como un archivo independiente. Sin embargo, obliga a enviar al conductor un nuevo PDF o código QR y a asegurarse de que no presenta la versión anterior durante una inspección.
En empresas con muchos vehículos o documentos diarios, lo más conveniente es definir un único criterio interno. Alternar los dos procedimientos sin una regla clara puede provocar que los conductores no sepan qué versión deben mostrar o que el personal administrativo pierda el control sobre cuál es el documento vigente.
Las empresas que gestionen una flota amplia o un volumen elevado de documentos pueden consultar nuestra información sobre el DeCA para empresas de transporte.
El conductor siempre debe recibir la versión actualizada
Con independencia del procedimiento utilizado, la resolución obliga a hacer llegar al conductor el PDF modificado o el nuevo fichero generado.
Cuando se mantiene la misma URL, la empresa puede comunicar al conductor que el documento ha sido actualizado y que su código QR continúa siendo válido. Aun así, es recomendable enviarle la versión modificada o confirmar que puede abrirla correctamente desde el dispositivo que utiliza.
Cuando se crea un nuevo PDF, el conductor debe recibir obligatoriamente el nuevo documento o el nuevo QR. No basta con actualizar el archivo en el sistema interno de la empresa si el conductor sigue llevando únicamente el código del documento anterior.
La entrega puede realizarse mediante la propia aplicación, correo electrónico, mensajería o cualquier otro sistema que permita al conductor disponer del documento vigente. Lo importante es que, durante una inspección, pueda mostrar el PDF correcto o el código QR que conduce a él.
Las anotaciones manuscritas no modifican el DeCA
Llevar una copia del DeCA impresa en papel está permitido. Sin embargo, escribir una corrección a mano sobre esa copia no modifica válidamente el documento electrónico.
La resolución indica expresamente que las anotaciones manuscritas realizadas sobre una copia impresa no serán tenidas en cuenta. La única forma válida de actualizar el DeCA es modificar electrónicamente el PDF existente o generar un nuevo fichero siguiendo alguno de los dos procedimientos establecidos.
Por ejemplo, si cambia la matrícula del vehículo, no será suficiente con tachar la matrícula anterior en la copia impresa y escribir la nueva. El cambio deberá realizarse desde la aplicación y reflejarse en el fichero electrónico disponible mediante la URL.
Qué debe registrar la aplicación
Una aplicación destinada a gestionar documentos DeCA debe registrar la fecha y hora de creación del fichero y la fecha y hora de cualquier modificación. Estos datos deben incorporarse como metadatos del PDF.
Además, cuando se actualiza el mismo fichero, el sistema debe permitir introducir el motivo del cambio, conservar los datos anteriores y señalarlos como no vigentes.
Cuando se crea un nuevo fichero, la aplicación debe generar una nueva URL, un nuevo código QR y mantener la relación entre el documento original y la versión posterior. También debe impedir que el fichero inicial se elimine accidentalmente, ya que debe conservarse para acreditar la trazabilidad.
Desde un punto de vista operativo, también resulta recomendable que la aplicación identifique qué usuario efectuó el cambio. La resolución no incluye expresamente este dato entre los metadatos obligatorios, pero puede ser útil para el control interno de la empresa y para aclarar posibles incidencias.
La URL debe seguir permitiendo la descarga directa
Cuando se mantiene el mismo PDF, la URL original debe continuar produciendo la descarga directa de la versión actualizada.
Cuando se genera un documento nuevo, su nueva URL debe cumplir las mismas condiciones técnicas exigidas al documento original: utilizar HTTPS, permitir la descarga directa del PDF y no solicitar usuario, contraseña ni pasos intermedios.
Puedes consultar todas las características que deben cumplir el fichero, el código QR y la dirección web en nuestra página sobre los requisitos técnicos del DeCA.
La dirección utilizada para el documento vigente deberá permanecer operativa durante el servicio. Una vez transcurridos siete días naturales desde su finalización, podrá desactivarse la opción de descarga mediante esa URL. No obstante, los ficheros deberán conservarse durante al menos un año.
Cómo organizar las modificaciones dentro de la empresa
Antes de que el DeCA sea obligatorio, la empresa debería definir quién puede modificar los documentos, en qué situaciones puede hacerlo y cómo se comunica la actualización al conductor.
No es recomendable que cualquier usuario pueda alterar un DeCA emitido sin dejar constancia. Lo adecuado es utilizar diferentes permisos y establecer que solo determinadas personas, como el departamento de tráfico o el personal administrativo autorizado, puedan modificar documentos que ya se encuentran en servicio.
También conviene definir qué método se utilizará habitualmente. La empresa puede optar por actualizar el mismo PDF para cambios menores y generar un nuevo fichero para modificaciones importantes, o utilizar siempre uno de los dos procedimientos.
Sea cual sea el criterio, debe garantizarse que exista una única versión vigente, que las anteriores puedan recuperarse y que el conductor sepa qué documento debe presentar.
Cómo debería gestionar el Generador DeCA las modificaciones
El Generador DeCA puede incorporar un sistema de control de cambios que permita seleccionar el documento, introducir los datos actualizados y explicar el motivo de la modificación.
Cuando la empresa decida mantener el mismo fichero, la aplicación podría generar automáticamente una nueva versión del PDF conservando el mismo código QR y mostrando la información anterior como no vigente.
Cuando se elija crear un nuevo documento, DECAdoc podría generar otra URL y otro QR, relacionar ambas versiones y enviar al conductor el nuevo fichero. El documento anterior permanecería archivado para mantener la trazabilidad.
Para las empresas de mayor tamaño, el sistema también podría incorporar permisos por usuario, registro interno de cambios, notificaciones a conductores e integración con su programa de gestión.
Errores que deben evitarse al actualizar un DeCA
Uno de los errores más importantes sería modificar únicamente los datos guardados en la aplicación sin volver a generar o actualizar el PDF. El documento que descarguen los agentes mediante el QR debe contener la información vigente.
También sería incorrecto sustituir los datos antiguos sin conservarlos cuando se mantiene el mismo fichero, generar un nuevo PDF sin asignarle otra URL, continuar utilizando el QR anterior cuando existe una nueva versión o no entregar el documento actualizado al conductor.
Tampoco deben realizarse correcciones manuales sobre una copia impresa ni eliminar el fichero original cuando se haya optado por generar un documento nuevo.
La modificación debe permitir reconstruir el historial del servicio y saber qué información estaba vigente en cada momento.
Preguntas frecuentes sobre la modificación del DeCA
¿Se puede modificar un DeCA cuando el camión ya está en ruta?
Sí. La resolución permite modificar o actualizar los datos del DeCA durante la realización del servicio, siempre que se utilice uno de los dos procedimientos admitidos.
¿Es necesario generar siempre un nuevo código QR?
No. Si se modifica el mismo PDF, se mantiene la URL y el código QR original. Si se genera otro fichero, se necesita una nueva URL y un nuevo QR.
¿Pueden eliminarse los datos incorrectos del PDF?
Cuando se modifica el mismo fichero, los datos anteriores deben conservarse e identificarse claramente como no válidos. No deben desaparecer sin dejar constancia.
¿Hay que conservar el DeCA anterior?
Si se genera un nuevo PDF, sí. El fichero original debe conservarse para mantener la trazabilidad. Si se modifica el mismo PDF, el historial debe permanecer dentro del propio documento.
¿Es válida una corrección escrita a mano?
No. Las anotaciones manuscritas sobre una copia impresa no modifican válidamente el DeCA.
¿Debe recibir el conductor el documento actualizado?
Sí. Tanto si se modifica el PDF existente como si se genera uno nuevo, la versión actualizada debe hacerse llegar al conductor.
Modificar el DeCA sin perder la trazabilidad
La posibilidad de actualizar un DeCA permite adaptar el documento a las incidencias reales que pueden producirse durante un transporte. Sin embargo, cada modificación debe quedar registrada y ser completamente trazable.
La empresa puede conservar el mismo PDF, URL y código QR, siempre que mantenga los datos anteriores e indique el motivo del cambio. También puede generar un nuevo fichero, en cuyo caso deberá crear otra URL, emitir un nuevo QR y conservar el documento original.
En ambos casos, el conductor deberá disponer de la versión vigente. Por ello, una aplicación DeCA no solo debe generar documentos antes de iniciar el servicio. También debe controlar las modificaciones, conservar el historial y comunicar las nuevas versiones sin crear confusión entre la oficina y el vehículo.
Fuente oficial
Este contenido se ha elaborado a partir de la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, publicada en el BOE el 12 de junio de 2026, especialmente sus apartados primero, segundo, tercero, quinto y séptimo.